議事進行役心得

#自分の過去エントリにすらトラックバックが飛ばない...なんだぁ?

仕事日記をつけてみようと思う。今日の御題は、会議進行役心得。

まず、前もって、議題の詳細を思いつく限り挙げておく。
報告しておくべき項目とか、質問したい項目とか、質問が出るんじゃないかと思う項目とか。
それを大まかに分類して、箇条書きにする。たとえばこんな。

1. 【 現行コンテンツの運営状況について 】
   • 報告事項 ... 修正項目進捗
   • 確認・質問 ... 定期更新用素材の手配状況
   • 検討事項 ... 先日起きた障害への対策について
     • 発生状況の説明
     • 露見した問題点...連絡体制の不備
2. 【 新規作成コンテンツの企画について 】
   1. 企画意図およびコンテンツの内容説明
   2. 対する確認・質問
   3. 方向性についての討議
   4. 制作内容についての検討
   5. 作業項目の洗い出しと担当割
   6. 日程調整

次に、詳細になりすぎてる部分を切り離して別添資料とする。上の例で言えば、「先日起きた障害」の発生状況とか問題点。新規作成コンテンツはすでに企画書があるのでそれを別添。

んでこれにタイトル・開催日時・場所なんかを入れて、当日配布する用の議案書とする。1.現行コンテンツ と 2.新規作成 は、ページを分けた方がいいかもしれない。余白を多めにとっとくと、各自がそこにメモを書き込んだりする姿を見てしめしめと思える。

前日までに、上記をさらに簡略させたものを議題として、メール本文にいれて連絡しとく。配布用のをまんま添付すると、わざわざ印刷して持って来てくれてたりしてちょっと無駄になっちゃうので、印刷されない程度に簡略化しとく。

ここまで出来たら、もう会議は終わったも同然(w 後は自分のひいたレールに乗っかるだけ。

会議当日、最初に配っておくのは議題のみ。別添資料は議題が進んだら配る。進行無視して資料先読みして話聞いてない奴が出るから。あぁそれ自分か。

会議機の途中に、議題に盛り込んでない話題とか、検討事項で話が広がりそうになったときは、水を差してあらたな議題として再定義の宣言をしとく。進行によっては、他の議題を片付けてから改めて討議しようって仕切もアリ。しかしそもそもは、最初の議題洗い出しのときに出来るだけ練って、想定外の議題を減らしておくべきだと思うんだけどね。

〆には、用意した議題にそって結論をおさらいする。タスクとなったものは担当者と期日を確認。結論が出なかったものは検討課題として次回議題とする事を確認。
〆たあと、議題の内容を補足し、おさらいした内容をまんま盛り込むだけでハイ議事録できあがり、 Mission Completed!

疲れたけど、綺麗に片付いた感が味わえて気分爽快。仕事ってのは、こう楽しむもんだと思う次第。